Ronde 1
Brons
Eerste volledige versie
- Opzet met secties en woordbudget
- Managementmodel per inschrijfstuk
- Secties parallel geschreven
- Afgesloten met Onze toezeggingen in het kort
Aanbestedingssoftware voor elke sector
Meer aanbestedingen winnen.
Minder uren per inschrijving.
BidMind scoort aanbestedingen op hoe goed ze bij uw bedrijf passen, leest de leidraad volledig en schrijft uw inschrijving in drie rondes, van brons naar goud. Elke versie wordt getoetst aan de leidraad en elke claim is onderbouwd met uw eigen bewijs.
- Alles inbegrepen voor € 899 per maand
- EU-hosting en verwerkersovereenkomst
- Onboarding binnen drie weken
Ingezet bij inschrijvingen in onder meer
- Bouw & infra
- Zorg & welzijn
- ICT & software
- Facilitaire diensten
- Advies & inhuur
- Mobiliteit & vervoer
- Groen & openbare ruimte
- Energie & installatie
Werkwijze
Zeven stappen, één doorlopend dossier
Elke stap heeft een eigen specialist die het werk voorbereidt. Uw team houdt de regie: u kiest, beoordeelt en keurt goed.
Kiezen, lezen en selecteren
Voorbereiden
-
01
Vinden en kiezen
Tenderscore · CPV · opdrachtgeverAanbestedingen op TenderNed gescoord op hoe goed ze bij u passen, met zicht op wie eerder won en met hoeveel inschrijvers.
-
02
Inlezen en analyseren
Leidraad · eisenregister · intentieDe leidraad volledig gelezen, ook gescande stukken. Met criteria, limieten, deadlines, een eisenregister en de vraag achter de vraag.
-
03
Voorselectie
Bewijs · lessons learnedDe referenties, cijfers en leerpunten die bij dít stuk passen, geselecteerd uit uw bewijsbibliotheek.
UitkomstBewuste keuze, compleet dossier
Van brons naar goud
Schrijven en verbeteren
-
04
Schrijven
Brons · zilver · goudDe schrijfagent schrijft elk inschrijfstuk sectie voor sectie, binnen het woordbudget en met een vaste rangorde van bronnen. Het werk loopt door op de achtergrond.
-
05
Review en verbeteren
Reviewagent · bewijscheckElk concept wordt getoetst aan leidraad, criteria en eisenregister. U beantwoordt vragen en keurt voorstellen goed, en elke claim wordt gekoppeld aan bewijs.
UitkomstEen onderbouwde inschrijving in goud
Afronden en vastleggen
Indienen en leren
-
06
Indienen
Overzicht · countdown · exportEén overzicht van alle stukken, bijlagen en eisen voor het bidteam, met een countdown naar de sluiting. Export naar Word of PDF.
-
07
Leren
Evaluatie · vergelijkingNa afloop worden herbruikbare leerpunten vastgelegd en projecten naast elkaar gezet.
UitkomstIngediend en vastgelegd
Een lerende cyclus. De leerpunten uit stap 07 komen terug in de voorselectie van uw volgende inschrijving. Zo wordt elke tender beter dan de vorige.
Plan een demoSchrijven
Van brons naar goud in drie rondes
De schrijfagent werkt als een senior bidwriter: één inschrijfstuk tegelijk, sectie voor sectie. Tussen de rondes toetst de reviewagent het concept en stuurt uw team bij.
Ronde 2
Zilver
Verbeterde versie
- Bevindingen met prioriteit
- Gerichte vragen aan uw team
- Verbetervoorstellen die u goedkeurt
- Uw eigen opmerkingen verwerkt
Ronde 3
Goud
Klaar voor indiening
- Elke claim gekoppeld aan bewijs
- Opmaak en lengte gecontroleerd
- Fragmenten herschrijven met één klik
- Export naar Word of PDF
Vaste rangorde van bronnen
- Leidraad
- Schrijfregels
- Bewijsbibliotheek
- Lessons learned
- Bedrijfsinformatie
Functies
Een specialist voor elke stap
Negen onderdelen die samen het hele traject dekken, gebouwd rond één principe: de leidraad is leidend en elke claim is onderbouwd.
Tenderscore
Aanbestedingen op TenderNed gescoord op hoe goed ze bij uw bedrijf passen, met een onderbouwd bid/no-bid-advies en voorstellen voor CPV-codes.
Opdrachtgeversbeeld
Wie won eerder bij deze opdrachtgever, en met hoeveel inschrijvers? Rechtstreeks uitgelezen uit de gunningsaankondigingen op TenderNed.
Leidraadanalyse
De leidraad volledig gelezen, ook gescande PDF's via OCR. Gevraagde stukken, criteria, woord- en paginalimieten en deadlines direct op een rij.
Eisenregister en intentie
Alle toetsbare eisen als losse punten in het eisenregister, plus de vraag achter de vraag: wat de opdrachtgever werkelijk wil bereiken.
Bewijsbibliotheek
Referenties, cijfers, eerdere inschrijvingen en lessons learned op één plek. Per inschrijfstuk wordt het passende bewijs geselecteerd.
Schrijfagent
Werkt per inschrijfstuk: opzet met woordbudget, secties parallel geschreven in uw schrijfregels en afgesloten met uw toezeggingen in het kort.
Reviewagent en bewijscheck
Bevindingen met prioriteit, gerichte vragen en verbetervoorstellen. Elke feitelijke claim wordt gekoppeld aan een bewijsbouwsteen.
Indienen en exporteren
Alle stukken, bijlagen en eisen voor het bidteam in één overzicht, met een countdown naar de sluiting en export naar Word of PDF.
Leren van afgeronde tenders
De evaluator legt herbruikbare leerpunten vast en de vergelijker laat patronen zien over meerdere projecten.
Cases
Hoe organisaties BidMind inzetten
Vier inschrijfteams uit verschillende sectoren, met de situatie waar ze mee begonnen en wat er in het eerste jaar veranderde.
Facilitaire dienstverlening
Schoonmaak- en cateringbedrijf, Zuid-Holland
Situatie
Ruim tien inschrijvingen per jaar met een klein tenderteam. De hitrate bleef achter bij de ambitie en de laatste week voor de deadline betekende structureel avondwerk.
Aanpak
- Bewijsbibliotheek gevuld met eerdere inschrijvingen, referenties en certificaten
- CPV-advies en tenderscore voor schoonmaak, catering en receptie
- Bid/no-bid-besluit op basis van tenderscore en opdrachtgeversbeeld
Resultaat na een jaar
- Duidelijk hogere hitrate binnen het eerste jaar
- Aanzienlijk minder uren per inschrijving
- Meer inschrijvingen per kwartaal met hetzelfde team
We kiezen nu bewust welke aanbestedingen we oppakken en winnen vaker als we meedoen. De laatste week voor de deadline is eindelijk rustig.
ICT & software
IT-dienstverlener voor overheid en semi-overheid
Situatie
Raamovereenkomsten bij provincies en uitvoeringsorganisaties met lange eisenlijsten en veel reviewrondes. Een eerdere uitsluiting op een vormfout was de aanleiding om het proces anders in te richten.
Aanpak
- Eisenregister automatisch opgebouwd uit de leidraad en bijlagen
- Reviewagent toetst elk concept aan leidraad, criteria en eisenregister
- Schrijfregels afgeleid uit de stijldocumenten van de salesorganisatie
Resultaat na een jaar
- Alle inschrijvingen volledig en geldig ingediend
- Aanzienlijk kortere reviewrondes
- Meerdere inschrijvingen tegelijk met hetzelfde team
Het eisenregister alleen al scheelt ons dagen. En we weten nu vóór indiening waar we nog punten kunnen winnen.
Zorg & welzijn
Zorgorganisatie voor thuiszorg en begeleiding, actief in meerdere gemeenten
Situatie
Wmo- en Jeugdwetprocedures met veel overlap, maar telkens net andere eisen. Teksten uit eerdere rondes stonden verspreid over mailboxen en netwerkschijven.
Aanpak
- Bewijsbibliotheek met kwaliteitsbeleid, methodieken en eerdere antwoorden per gemeente
- Lessons learned uit eerdere procedures meegenomen in elke nieuwe inschrijving
- Indieningsoverzicht per procedure, met de kwaliteitsmanager als regisseur
Resultaat na een jaar
- Eén kwaliteitsmanager beheert alle procedures naast het reguliere werk
- Aanzienlijk kortere doorlooptijd per inschrijving
- Consistent hoge beoordelingen op de open vragen
Onze antwoorden zijn consistent geworden. Wat we in de ene gemeente beloven, klopt met wat we in de andere schrijven.
Bouw & infra
Aannemer in wegen, riolering en openbare ruimte
Situatie
Inschrijvingen op beste prijs-kwaliteitverhouding waarbij het plan van aanpak het verschil maakt. De tendermanager schreef alles zelf en wilde meer tijd voor strategie.
Aanpak
- Intentie-analyse maakt de vraag achter de vraag van de opdrachtgever expliciet
- Plan van aanpak in drie rondes van brons naar goud, met bewijs uit eerdere winnende plannen
- Projectleiders beantwoorden de vragen van de reviewagent rechtstreeks in BidMind
Resultaat na een jaar
- Hogere kwaliteitsscores dan het jaar ervoor
- Meer gewonnen inschrijvingen in het eerste halfjaar
- Tendermanager heeft weer tijd voor selectie en strategie
Het eerste concept ligt er nu binnen enkele dagen. Daardoor hebben we tijd over om het plan écht scherp te maken met de mensen die het werk gaan doen.
Sectoren
Voor iedere organisatie die inschrijft op aanbestedingen
De procedure verschilt per sector, het proces niet. BidMind wordt tijdens de onboarding ingericht op uw markt, terminologie en opdrachtgevers.
Bouw & infra
Plannen van aanpak, EMVI en BPKV, UAV-GC en bouwteams. Referenties en certificeringen direct uit de bewijsbibliotheek.
Zorg & welzijn
Wmo, Jeugdwet, Wlz en open house-procedures bij gemeenten en zorgkantoren. Consistente kwaliteitsantwoorden per regio.
ICT & software
Raamovereenkomsten, SaaS-aanbestedingen en detachering. Lange eisenlijsten, informatiebeveiliging en verwerkersafspraken.
Facilitaire diensten
Schoonmaak, catering, beveiliging en receptie. Veel inschrijvingen per jaar met hoge eisen aan social return en duurzaamheid.
Advies & inhuur
Adviesbureaus, detacheerders en dynamische aankoopsystemen. Snel cv's en referenties matchen op de uitvraag.
Mobiliteit & vervoer
Leerlingenvervoer, doelgroepenvervoer en logistiek. Ritplanning, materieel en kwaliteitsbeheersing goed onderbouwd.
Groen & openbare ruimte
Groenonderhoud, beheer en reiniging. Beeldkwaliteit, planning en duurzaamheid in heldere plannen.
Energie & installatie
Installatietechniek, verduurzaming en onderhoudscontracten. Technische eisen en prestatie-indicatoren afgedekt.
Beveiliging en beheer
Uw aanbestedingsdossiers blijven van u
Inschrijvingen bevatten prijzen, referenties en bedrijfsinformatie. BidMind is daarop ingericht: gescheiden dataomgevingen, hosting in de EU en heldere afspraken over verwerking.
Vraag de beveiligingsbijlage op- EU-hostingAlle data en verwerking binnen de Europese Unie.
- VerwerkersovereenkomstStandaard onderdeel van het abonnement, conform AVG.
- Gescheiden dataomgevingUw bewijsbibliotheek en dossiers zijn strikt gescheiden van andere klanten.
- Uw data blijft van uUw documenten worden uitsluitend gebruikt voor uw eigen inschrijvingen.
- SSO en rollenInloggen via uw eigen identiteitsprovider, rechten per afdeling en per dossier.
- Audit logWie heeft wat wanneer gewijzigd, per inschrijving terug te zien.
Abonnement
Eén abonnement. Alles inbegrepen.
Eén vaste prijs voor het volledige platform, de onboarding en een vast aanspreekpunt. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.
Alles inbegrepen
€ 899
per maand
- Inclusief 5 gebruikers, € 99 per extra gebruiker per maand
- Jaarcontract, daarna maandelijks opzegbaar
- Prijzen exclusief btw, verwerkersovereenkomst inbegrepen
Eén extra gewonnen opdracht per jaar betaalt het abonnement doorgaans ruimschoots terug. We rekenen het graag voor u door.
Inbegrepen
- Alle agents: tenderscore, analyse, schrijven, review en evaluatie
- Onbeperkt aantal aanbestedingsanalyses (fair use)
- Eigen bewijsbibliotheek, bedrijfsprofiel en schrijfregels in uw huisstijl
- Schrijven in drie rondes met reviewagent en bewijscheck
- Indieningsoverzicht met countdown en export naar Word en PDF
- Evaluatie en vergelijking van afgeronde tenders
- Onboarding en inrichting van de bewijsbibliotheek
- SSO, audit log, rollen per afdeling en gescheiden dataomgeving
- EU-hosting en verwerkersovereenkomst
- Vast aanspreekpunt, reactie binnen vier werkuren, kwartaalgesprek
- Alle updates en nieuwe functies
Veelgestelde vragen
Wat u wilt weten voordat u begint
Andere vraag? Mail naar info@bidmind.nl, we reageren binnen één werkdag.
Werkt BidMind ook voor onze sector?
Ja. BidMind is opgebouwd rond het inschrijfproces en werkt daardoor in elke markt. Tijdens de onboarding wordt het platform ingericht op uw sector, terminologie, opdrachtgevers en eerdere inschrijvingen. Zie de sectoren hierboven voor voorbeelden.
Hoe vindt BidMind passende aanbestedingen?
BidMind geeft aanbestedingen op TenderNed een tenderscore: hoe goed past deze opdracht bij uw bedrijf. Het CPV-advies helpt u de juiste codes te kiezen. Het opdrachtgeversbeeld laat zien wie eerder bij deze opdrachtgever won en met hoeveel inschrijvers, rechtstreeks uit de gunningsaankondigingen.
Wat betekenen brons, zilver en goud?
Dat zijn de drie schrijfrondes. Brons is de eerste volledige versie, sectie voor sectie binnen het woordbudget. Daarna toetst de reviewagent het concept en beantwoordt u vragen en voorstellen. Zilver verwerkt die input, goud is de versie die klaar is voor indiening als Word- of PDF-bestand.
Hoe weet ik dat de tekst klopt?
De leidraad gaat altijd voor en wordt volledig gelezen. Daarna volgen uw schrijfregels, de bewijsbibliotheek, lessons learned en bedrijfsinformatie, in die vaste volgorde. De bewijscheck koppelt elke feitelijke claim aan een bewijsbouwsteen en markeert claims die nog onderbouwing nodig hebben.
Wat betekent BidMind voor onze tenderschrijver of bidmanager?
BidMind versterkt uw team. Het leeswerk, de eerste concepten en de controles worden voorbereid, zodat uw tenderschrijver of bidmanager zich kan richten op de keuzes, de strategie en het eindoordeel. In de praktijk krijgen tendermanagers tijd terug voor selectie en strategie.
Wat gebeurt er met onze documenten?
Uw documenten staan in een gescheiden omgeving op servers in de EU en worden uitsluitend gebruikt voor uw eigen inschrijvingen. Een verwerkersovereenkomst is standaard onderdeel van het abonnement. Op verzoek sturen we de beveiligingsbijlage.
Hoe lang duurt de onboarding?
Gemiddeld twee tot drie weken. We vullen samen de bewijsbibliotheek met referenties, cijfers en eerdere inschrijvingen, leiden schrijfregels af uit uw stijldocumenten en vullen het bedrijfsprofiel aan met gegevens van uw website. De eerste inschrijving begeleiden we van begin tot eind.
Wat is de contractvorm?
Een jaarcontract voor € 899 per maand, inclusief vijf gebruikers en alle functies. Extra gebruikers kosten € 99 per maand. Na het eerste jaar is het abonnement maandelijks opzegbaar.
Kunnen we eerst zien hoe het werkt met een echte aanbesteding?
Ja. In de demo werken we met een recente of lopende aanbesteding uit uw sector, zodat u ziet wat de tenderscore, de analyse van de leidraad en de eerste schrijfronde concreet opleveren.
Doorrekening op maat
Wat levert BidMind op voor uw inschrijvingen?
Stuur ons het aantal inschrijvingen van vorig jaar en de gemiddelde doorlooptijd. We rekenen samen door wat een hogere hitrate en minder uren per inschrijving voor uw organisatie betekenen.
Contact
Plan een demo of stel uw vraag
Laat uw gegevens achter en we nemen binnen één werkdag contact op om een afspraak te plannen. Een demo duurt ongeveer 45 minuten en gaat over uw aanbestedingen.
- info@bidmind.nl
- Reactietijd
- Binnen één werkdag
- Organisatie
- BidMind B.V., Nederland
- Demo met een aanbesteding uit uw eigen sector
- Doorrekening op basis van uw inschrijvingen van vorig jaar
- Vrijblijvend kennismaken