Signalering
Automatische monitoring van publicaties met matchscore, zodat u direct ziet welke aanbestedingen aandacht verdienen.
Aanbestedingssoftware voor elke sector
Meer aanbestedingen winnen.
Minder uren per inschrijving.
BidMind signaleert relevante aanbestedingen, analyseert de stukken, adviseert over go/no-go en schrijft en reviewt de inschrijving in uw huisstijl. Eén platform voor het hele tenderteam, van eerste signaal tot indiening.
- Alles inbegrepen voor € 899 per maand
- EU-hosting en verwerkersovereenkomst
- Onboarding binnen drie weken
Ingezet bij inschrijvingen in onder meer
- Bouw & infra
- Zorg & welzijn
- ICT & software
- Facilitaire diensten
- Advies & inhuur
- Mobiliteit & vervoer
- Groen & openbare ruimte
- Energie & installatie
Werkwijze
Vijf stappen, één doorlopend proces
BidMind volgt de manier waarop goede tenderteams al werken. Elke stap wordt door een eigen AI-agent voorbereid en door uw team beoordeeld.
-
01
Signaleren
TenderNed · TED · matchscoreDagelijkse scan van TenderNed, TED en andere publicatieplatforms op basis van uw profiel, CPV-codes en regio. Elk signaal krijgt een matchscore.
-
02
Analyseren
Eisenmatrix · criteria · risico'sAlle aanbestedingsstukken worden gelezen en omgezet in een eisenmatrix, gunningscriteria, planning en een lijst met risico's en onduidelijkheden.
-
03
Go/no-go
Advies binnen een dagEen onderbouwd advies binnen een dag: past deze opdracht bij uw organisatie, referenties en capaciteit? Inclusief voorstel voor vragen in de nota van inlichtingen.
-
04
Schrijven
Concepten in uw huisstijlConcepten voor plan van aanpak, kwaliteitsplannen en open vragen, geschreven vanuit uw kennisbank en in uw eigen schrijfprofiel. Uw team stuurt bij en vult aan.
-
05
Reviewen
Compliance-check · scoreControle op volledigheid, consistentie en aansluiting op de gunningscriteria, met een verwachte score per onderdeel. Daarna exporteren en indienen.
Functies
Alles wat een tenderteam nodig heeft, in één omgeving
Signaleren, analyseren, schrijven, reviewen en beheren in één omgeving, met uw kennisbank als gedeelde basis voor het hele team.
Documentanalyse
Eisenmatrix, gunningscriteria, planning en risico's uit alle stukken, inclusief bijlagen en nota's van inlichtingen.
Go/no-go advies
Score op geschiktheid, kans en risico, onderbouwd met uw eerdere inschrijvingen en referenties.
Schrijfassistent in huisstijl
Concepten in uw eigen toon en structuur, op basis van een schrijfprofiel dat tijdens de onboarding wordt ingericht.
Kennisbank
Eerdere inschrijvingen, referenties, cv's, certificaten en beleidsdocumenten, doorzoekbaar en altijd actueel.
Review en compliance-check
Elke eis afgevinkt, elk criterium beoordeeld met een verwachte score. Vormfouten worden gevonden vóór indiening.
Beheer van inschrijvingen
Status, deadlines, documenten en taken per inschrijving. Iedereen in het team ziet wat er speelt en wie wat doet.
Rapportage
Hitrate, doorlooptijd, uren en scores per sector, opdrachtgever en periode. Inzicht voor directie en tendermanager.
Cases
Hoe organisaties BidMind inzetten
Vier inschrijfteams uit verschillende sectoren, met de situatie waar ze mee begonnen en wat er in het eerste jaar veranderde.
Facilitaire dienstverlening
Schoonmaak- en cateringbedrijf, Zuid-Holland
Situatie
Ruim tien inschrijvingen per jaar met een klein tenderteam. De hitrate bleef achter bij de ambitie en de laatste week voor de deadline betekende structureel avondwerk.
Aanpak
- Kennisbank gevuld met eerdere inschrijvingen, referenties en certificaten
- Signalering op CPV-codes voor schoonmaak, catering en receptie in vier provincies
- Go/no-go binnen een dag, met een vaste besliskaart voor directie en tenderteam
Resultaat na een jaar
- Duidelijk hogere hitrate binnen het eerste jaar
- Aanzienlijk minder uren per inschrijving
- Meer inschrijvingen per kwartaal met hetzelfde team
We kiezen nu bewust welke aanbestedingen we oppakken en winnen vaker als we meedoen. De laatste week voor de deadline is eindelijk rustig.
ICT & software
IT-dienstverlener voor overheid en semi-overheid
Situatie
Raamovereenkomsten bij provincies en uitvoeringsorganisaties met lange eisenlijsten en veel reviewrondes. Een eerdere uitsluiting op een vormfout was de aanleiding om het proces anders in te richten.
Aanpak
- Eisenmatrix automatisch uit de stukken, inclusief bijlagen en nota's van inlichtingen
- Compliance-check als verplichte stap vóór indiening
- Schrijfprofiel ingericht op de huisstijl en de toon van de salesorganisatie
Resultaat na een jaar
- Alle inschrijvingen volledig en geldig ingediend
- Aanzienlijk kortere reviewrondes
- Meerdere inschrijvingen tegelijk met hetzelfde team
De eisenmatrix alleen al scheelt ons dagen. En we weten nu vóór indiening waar we nog punten kunnen winnen.
Zorg & welzijn
Zorgorganisatie voor thuiszorg en begeleiding, actief in meerdere gemeenten
Situatie
Wmo- en Jeugdwetprocedures met veel overlap, maar telkens net andere eisen. Teksten uit eerdere rondes stonden verspreid over mailboxen en netwerkschijven.
Aanpak
- Centrale kennisbank met kwaliteitsbeleid, methodieken en eerdere antwoorden per gemeente
- Hergebruik en actualisatie van bewezen teksten per gemeente
- Deadlines en taken per procedure, met de kwaliteitsmanager als regisseur
Resultaat na een jaar
- Eén kwaliteitsmanager beheert alle procedures naast het reguliere werk
- Aanzienlijk kortere doorlooptijd per inschrijving
- Consistent hoge beoordelingen op de open vragen
Onze antwoorden zijn consistent geworden. Wat we in de ene gemeente beloven, klopt met wat we in de andere schrijven.
Bouw & infra
Aannemer in wegen, riolering en openbare ruimte
Situatie
Inschrijvingen op beste prijs-kwaliteitverhouding waarbij het plan van aanpak het verschil maakt. De tendermanager schreef alles zelf en wilde meer tijd voor strategie.
Aanpak
- Analyse van gunningscriteria met een verwachte score per subcriterium
- Eerste concept plan van aanpak binnen enkele dagen, uitgewerkt vanuit eerdere winnende plannen
- Reviewrondes met projectleiders rechtstreeks in BidMind
Resultaat na een jaar
- Hogere kwaliteitsscores dan het jaar ervoor
- Meer gewonnen inschrijvingen in het eerste halfjaar
- Tendermanager heeft weer tijd voor selectie en strategie
Het eerste concept ligt er nu binnen enkele dagen. Daardoor hebben we tijd over om het plan écht scherp te maken met de mensen die het werk gaan doen.
Sectoren
Voor iedere organisatie die inschrijft op aanbestedingen
De procedure verschilt per sector, het proces niet. BidMind wordt tijdens de onboarding ingericht op uw markt, terminologie en opdrachtgevers.
Bouw & infra
Plannen van aanpak, EMVI en BPKV, UAV-GC en bouwteams. Referentie-eisen en certificeringen direct uit de kennisbank.
Zorg & welzijn
Wmo, Jeugdwet, Wlz en open house-procedures bij gemeenten en zorgkantoren. Consistente kwaliteitsantwoorden per regio.
ICT & software
Raamovereenkomsten, SaaS-aanbestedingen en detachering. Lange eisenlijsten, informatiebeveiliging en verwerkersafspraken.
Facilitaire diensten
Schoonmaak, catering, beveiliging en receptie. Veel inschrijvingen per jaar met hoge eisen aan social return en duurzaamheid.
Advies & inhuur
Adviesbureaus, detacheerders en dynamische aankoopsystemen. Snel cv's en referenties matchen op de uitvraag.
Mobiliteit & vervoer
Leerlingenvervoer, doelgroepenvervoer en logistiek. Ritplanning, materieel en kwaliteitsbeheersing goed onderbouwd.
Groen & openbare ruimte
Groenonderhoud, beheer en reiniging. Beeldkwaliteit, planning en duurzaamheid in heldere plannen.
Energie & installatie
Installatietechniek, verduurzaming en onderhoudscontracten. Technische eisen en prestatie-indicatoren afgedekt.
Beveiliging en beheer
Uw aanbestedingsdossiers blijven van u
Inschrijvingen bevatten prijzen, referenties en bedrijfsinformatie. BidMind is daarop ingericht: gescheiden dataomgevingen, hosting in de EU en heldere afspraken over verwerking.
Vraag de beveiligingsbijlage op- EU-hostingAlle data en verwerking binnen de Europese Unie.
- VerwerkersovereenkomstStandaard onderdeel van het abonnement, conform AVG.
- Gescheiden dataomgevingUw kennisbank en dossiers zijn strikt gescheiden van andere klanten.
- Uw data blijft van uUw documenten worden uitsluitend gebruikt voor uw eigen inschrijvingen.
- SSO en rollenInloggen via uw eigen identiteitsprovider, rechten per afdeling en per dossier.
- Audit logWie heeft wat wanneer gewijzigd, per inschrijving terug te zien.
Abonnement
Eén abonnement. Alles inbegrepen.
Eén vaste prijs voor het volledige platform, de onboarding en een vast aanspreekpunt. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.
Alles inbegrepen
€ 899
per maand
- Inclusief 5 gebruikers, € 99 per extra gebruiker per maand
- Jaarcontract, daarna maandelijks opzegbaar
- Prijzen exclusief btw, verwerkersovereenkomst inbegrepen
Eén extra gewonnen opdracht per jaar betaalt het abonnement doorgaans ruimschoots terug. We rekenen het graag voor u door.
Inbegrepen
- Alle AI-agents: signaleren, analyseren, go/no-go, schrijven en reviewen
- Onbeperkt aantal aanbestedingsanalyses (fair use)
- Eigen kennisbank en schrijfprofiel in uw huisstijl
- Beheer van alle inschrijvingen: status, deadlines, documenten en taken
- Rapportage over hitrate, doorlooptijd en scores
- Onboarding en inrichting van de kennisbank
- SSO, audit log, rollen per afdeling en gescheiden dataomgeving
- EU-hosting en verwerkersovereenkomst
- Vast aanspreekpunt, reactie binnen vier werkuren, kwartaalgesprek
- Alle updates en nieuwe functies
Veelgestelde vragen
Wat u wilt weten voordat u begint
Andere vraag? Mail naar info@bidmind.nl, we reageren binnen één werkdag.
Werkt BidMind ook voor onze sector?
Ja. BidMind is opgebouwd rond het inschrijfproces en werkt daardoor in elke markt. Tijdens de onboarding wordt het platform ingericht op uw sector, terminologie, opdrachtgevers en eerdere inschrijvingen. Zie de sectoren hierboven voor voorbeelden.
Waar komen de signaleringen vandaan?
BidMind scant dagelijks openbare publicatieplatforms zoals TenderNed en TED. U stelt een profiel in met CPV-codes, regio's, opdrachtgevers en drempelwaarden. Elk signaal krijgt een matchscore, zodat u alleen leest wat relevant is.
Wat betekent BidMind voor onze tenderschrijver of bidmanager?
BidMind versterkt uw team. Het leeswerk, de eerste concepten en de controles worden voorbereid, zodat uw tenderschrijver of bidmanager zich kan richten op de keuzes, de strategie en het eindoordeel. In de praktijk krijgen tendermanagers tijd terug voor selectie en strategie.
Wat gebeurt er met onze documenten?
Uw documenten staan in een gescheiden omgeving op servers in de EU en worden uitsluitend gebruikt voor uw eigen inschrijvingen. Een verwerkersovereenkomst is standaard onderdeel van het abonnement. Op verzoek sturen we de beveiligingsbijlage.
Hoe lang duurt de onboarding?
Gemiddeld twee tot drie weken. We richten samen de kennisbank in met eerdere inschrijvingen, referenties en beleidsdocumenten, stellen het schrijfprofiel af op uw huisstijl en trainen het team. De eerste inschrijving begeleiden we van begin tot eind.
Wat is de contractvorm?
Een jaarcontract voor € 899 per maand, inclusief vijf gebruikers en alle functies. Extra gebruikers kosten € 99 per maand. Na het eerste jaar is het abonnement maandelijks opzegbaar.
Kunnen we eerst zien hoe het werkt met een echte aanbesteding?
Ja. In de demo werken we met een recente of lopende aanbesteding uit uw sector, zodat u ziet wat de analyse, het go/no-go advies en het eerste concept concreet opleveren.
Doorrekening op maat
Wat levert BidMind op voor uw inschrijvingen?
Stuur ons het aantal inschrijvingen van vorig jaar en de gemiddelde doorlooptijd. We rekenen samen door wat een hogere hitrate en minder uren per inschrijving voor uw organisatie betekenen.
Contact
Plan een demo of stel uw vraag
Laat uw gegevens achter en we nemen binnen één werkdag contact op om een afspraak te plannen. Een demo duurt ongeveer 45 minuten en gaat over uw aanbestedingen.
- info@bidmind.nl
- Reactietijd
- Binnen één werkdag
- Organisatie
- BidMind B.V., Nederland
- Demo met een aanbesteding uit uw eigen sector
- Doorrekening op basis van uw inschrijvingen van vorig jaar
- Vrijblijvend kennismaken